3 בדיקות לתזכורות וואטסאפ לפני שמסתמכים עליהן

3 בדיקות לתזכורות וואטסאפ קובעות על מה אפשר להסתמך: אילו פרטים מופיעים בהודעה, מה היא אינה מאשרת ואיך היא נראית אצל הנמען. Glowafy מציעה תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ לצד יומן חכם. לפני שמשלבים אותן בשגרה, בדקו את ההודעה בפועל, בלי להניח שהיא כוללת הוראות הגעה או אישור מהלקוח.

עיקרי הדברים

• תוכן התזכורת צריך להיבדק בהודעה שהתקבלה בפועל, ולא רק לפי שם היכולת במערכת.
• שליחת תזכורת אינה אישור הגעה, ואין להסיק ממנה שהלקוח קרא, הבין או התחייב להגיע.
• הנחיות שחסרות בהודעה דורשות השלמה נפרדת, למשל מקום מפגש או ציוד שצריך להביא.
• בדיקת קבלה בתיאום עם נמען מסכים מאפשרת לבחון את הנוסח ואת בהירות הפרטים בלי להשתמש בלקוח אמיתי לצורך ניסוי.

תזכורת וואטסאפ מזכירה את התור שכבר נקבע

תזכורת וואטסאפ היא הודעה שנועדה להחזיר תור קיים לתשומת הלב של הלקוח לקראת המפגש. התפקיד שלה שונה מהזמנה עצמית, שבה הלקוח בוחר מועד, ומשיחה שבה העסק מסביר מה צפוי בשירות.

ב־Glowafy יש תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ, אתר הזמנות אישי ויומן חכם. אלה יכולות שמשתלבות באותה שגרת ניהול תורים, אך לכל אחת תפקיד משלה. לפרטים על שלב ההזמנה עצמו, אפשר לקרוא על הזמנה עצמית שמפחיתה תיאומים בזמן העבודה.

עצם קיומה של תזכורת אוטומטית אינו מספר לכם מה כתוב בה. לפני ההפעלה בעסק, צריך לברר את נוסח ההודעה, את הפרטים שהיא מציגה ואת אפשרויות ההגדרה הזמינות לכם. אין כאן הנחה ש־Glowafy כוללת שדה מסוים או מאפשרת לערוך כל חלק בנוסח.

תוכן ברור חשוב יותר מההנחה שהלקוח זוכר הכול

לקוח שקבע תור עשוי לזכור את העסק, אבל לא את שעת המפגש. לקוח אחר זוכר את השעה, אך אינו בטוח לאן להגיע. תזכורת יכולה לעזור כשהמידע הדרוש מופיע בה באופן ברור; פרטים שלא נכללים בה צריכים להגיע בדרך אחרת.

הבדיקה חשובה במיוחד בעסק שמקבל לקוחות במקומות שונים, בשירות ראשון או במפגש שדורש הכנה. במצבים כאלה, הזכרת המועד לבדה עשויה להשאיר שאלה מעשית פתוחה. כדאי לדעת מראש איזו שאלה ההודעה פותרת ואיזו עדיין מחייבת מענה שלכם.

תזכורות אוטומטיות גם מפחיתות את הצורך לשלוח הודעת תזכורת ידנית לכל תור. עם זאת, לא כל סיבה לאי־הגעה קשורה לשכחה. להרחבה על ההתנהלות סביב ביטולים, אפשר לקרוא על טיפול מעשי לפני שתור מתפנה.

בדיקה ראשונה: אילו שאלות ההודעה באמת פותרת

פתחו הודעת תזכורת שהתקבלה במסגרת בדיקה מתואמת וקראו אותה בלי להיעזר ביומן העסק. נסו להבין מה הנמען יכול לדעת מההודעה לבדה. כך תזהו מידע שחסר בה, גם אם הוא מובן לכם כבעלי העסק.

הנקודות הבאות הן רשימת בדיקה, ולא רשימת שדות שמובטח שיופיעו בתזכורת של Glowafy:

• זהות העסק: האם ברור מי מזכיר את התור, בלי שהנמען יצטרך לנחש לפי מספר הטלפון?
• מועד המפגש: האם אפשר להבין באיזה יום ובאיזו שעה צריך להגיע?
• השירות שנקבע: האם ההודעה מבהירה לאיזה מפגש היא מתייחסת, כשיש צורך להבחין בין שירותים?
• מקום ההגעה: האם מופיע המידע הנחוץ כדי להגיע למקום הנכון, או שצריך לשלוח אותו בנפרד?
• הכנה למפגש: האם הנמען קיבל הנחיות חיוניות, גם אם הן אינן חלק מהתזכורת?

אם פרט חשוב חסר, בררו האם אפשר להוסיף אותו במסגרת האפשרויות הקיימות במערכת. כשאין אפשרות כזו, קבעו דרך נפרדת למסור אותו. הודעת הכנה אישית יכולה להשלים את התזכורת בלי להפוך כל תור מחדש לשיחת תיאום.

בדיקה שנייה: התזכורת אינה מוכיחה שהלקוח יגיע

הודעה שנשלחה אינה מעידה בפני עצמה שהלקוח קרא אותה. גם אם הלקוח ראה את ההודעה, אין בכך אישור שהוא הבין את כל הפרטים או יגיע למפגש. אלה דברים שונים שחשוב להפריד בניהול העסק.

אל תסמנו לעצמכם תור כמאושר רק מפני שנשלחה תזכורת. אם העסק שלכם דורש אישור הגעה מפורש, הגדירו מה נחשב אישור ואיך מקבלים אותו. המידע שסופק על Glowafy מציין תזכורות אוטומטיות, ואינו מבסס יכולת של אישור הגעה אוטומטי או מעקב אחר קריאה.

אותו עיקרון חל על הנחיות. הודעה שמזכירה אימון אינה מוכיחה שהמתאמן יודע אילו נעליים להביא. הודעה שמזכירה מפגש בקליניקה אינה מוכיחה שהמטופל קיבל הנחיות הכנה. בדקו שההנחיות נמסרו בערוץ מתאים, בלי לייחס לתזכורת תפקיד שלא בדקתם.

דוגמה היפותטית: תזכורת לאימון אישי ראשון

נניח שמאמן אישי משתמש ב־Glowafy וקובע אימון ראשון למתאמן חדש. לפני שהוא מסתמך על התזכורות בשגרת העבודה, הוא מתאם בדיקת קבלה עם אדם שמסכים להשתתף בה. זו דוגמה היפותטית להמחשת הבדיקה, ולא תוצאה של לקוח אמיתי.

כשההודעה מתקבלת, המאמן בוחן אם הנמען יכול לזהות את העסק ולהבין את מועד האימון. הוא בודק גם אם ברור היכן נפגשים. אם פרטי המקום אינם מופיעים בהודעה, הוא יודע שעליו למסור אותם בנפרד, בהתאם לאפשרויות המערכת.

אחר כך המאמן בוחן עניין נוסף: המתאמן צריך להגיע עם ציוד מתאים לפי הנחיותיו. גם אם ההודעה מזכירה את האימון היטב, אין להניח שהיא כוללת את ההכנה הזו. המאמן מוודא שהנחיותיו נמסרות לפני המפגש בדרך שבחר.

הבדיקה מבהירה מה התזכורת מכסה ומה נשאר באחריות המאמן. היא אינה מוכיחה ירידה באי־הגעה, חיסכון מדוד בזמן או שיפור בהכנסות. כדי לטעון לתוצאות כאלה, נדרשים נתונים מהעבודה בפועל.

בדיקה שלישית: בחנו את ההודעה כפי שהנמען מקבל אותה

לפני יצירת תור לבדיקה, בררו עם ההדרכה או התמיכה איך לבצע אותה בהתאם לאפשרויות המערכת. אל תניחו שקיים כפתור לשליחת ניסיון מיידית, תצוגה מקדימה או מנגנון אחר שלא נבדק. השתמשו בפרטי נמען שמסכים לקבל את ההודעה לצורך הבדיקה.

כשההודעה מגיעה, בקשו מהנמען להסביר במילים שלו מתי המפגש, עם איזה עסק והיכן צריך להגיע. השאלות האלה בודקות את בהירות המידע, ולא רק אם ההודעה נשלחה. אם התשובה דורשת ידע מוקדם, זה סימן שכדאי לבחון כיצד משלימים את הפרט החסר.

בדקו גם מתי התקבלה ההודעה ביחס לתור, ובררו אילו אפשרויות תזמון זמינות לכם. הצורך של עסק בשיעור קצר עשוי להיות שונה מהצורך של עסק במפגש שדורש הכנה. אפשר לפנות לתמיכה של Glowafy כדי לברר את אופן ההגדרה והבדיקה.

כדי לראות מה הלקוחות שלכם יקבלו, אפשר להתחיל ניסיון חינם של 30 יום ב־Glowafy, ללא כרטיס אשראי, ולתאם בדיקת קבלה של תזכורת עם נמען מסכים.